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マネーフォワード クラウド経費&会計を上手に使うための「5つの設定」【#クラウドTips】

マネーフォワード クラウドのカスタマーサクセスを担当している藤田です。

本シリーズ【#クラウドTips】では、実務上起こりうるケーススタディをベースとした、マネーフォワード クラウドのちょっとした使い方のコツ(Tips)をご紹介したいと思います。

#クラウドTipsはマネーフォワード クラウドを使い慣れている方向けのテクニックをご紹介するシリーズです。一般的な操作にお困りの方は、サポートページをご参考ください。

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今回は、マネーフォワード クラウド経費をご利用中で、クラウド会計もあわせて使い始めた方向けの活用法をご紹介します。

クラウド経費のユーザー様から、「クラウド会計も使い始めたけど、どう活用すれば相乗効果が生まれるの?」とご質問をいただくことがあります。

その疑問にお答えするため、この記事ではクラウド経費・会計を使い始めたら、「クラウド経費でやっていただきたい“5つの設定”」についてお伝えします。

①「経費科目」の設定を見直そう

クラウド経費は勘定科目になじみのない方が入力することを想定しています。クラウド経費では、クラウド会計上の「勘定科目」とは別に、「経費科目」という科目体形を設定できます。

例えば、クラウド経費で「経費科目:バス代」を選択すると、 クラウド会計上では「勘定科目:旅費交通費」と反映される仕組みです。

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また出席者の登録、領収書の添付を必須にするなど、経費科目ごとに制限を設けることができます。

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■設定条件を見直そう
初期設定のまま使うことは可能ですが、ぜひ以下をチェックしてみてください。

・経費科目と勘定科目の紐づけで、間違って紐づけられているものは修正
・「出席者」の機能を使わない場合は「〇」を「×」に修正

デフォルトの経費科目設定をCSVで出力し、修正した上でインポートすると、経費科目が一括で上書き修正されるので便利です。

②「仕訳連動設定」を見直そう

クラウド経費で「仕訳連動設定」をすると、入力内容がクラウド会計に連携されて仕訳候補として表示されます。

設定方法は、下記記事の「クラウド経費→クラウド会計への仕訳連携」で詳しく説明しているのでご参照ください。

■設定条件を見直そう
初期設定の仕訳連動モードは「申請単位」になっています。経費登録しただけではクラウド会計に仕訳が連動しません。経費登録→申請→承認まで完了すると、クラウド会計に仕訳が連動します。

一人でご利用されていて、承認ステップをなくしたい・必要ないという場合は、「ワークフロー割当」にて自動承認機能をご利用ください。

「経費明細単位」に変更すると、オプションの支払依頼(請求書管理)を使い始めた時にクラウド会計に仕訳が連動しません。

「申請単位」で問題ない場合は、そのままご利用いただければと思います。

③経費登録を行うメンバーを追加しよう

クラウド経費でメンバーを追加すると、経費登録等を複数人で行うことが可能です。メニューの「メンバー管理」から、クラウド経費を利用するメンバーを追加できます。

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■設定上の注意
メンバー追加の際は、以下の2点にご注意ください。

・「管理」「承認」の権限者は課金対象となるため、必要最低限のメンバーだけ設定する(「マネーフォワード クラウド公認メンバー」の皆さまへ > アクティブユーザーを参照)
・クラウド給与との連携を想定している場合、クラウド経費とクラウド給与に登録している「従業員番号」と「氏名」を一致させる必要がある

なお、クラウド経費をクラウド会計に連携させると、クラウド経費のオーナーがクラウド会計に引き継がれます。サービスごとに別のオーナーを設定することは可能なので、変更したい場合はオーナー権限移譲の注意事項をご参照ください。

④ワークフロー(承認ルート)を設定しよう

ワークフローを利用することで、紙と印鑑で行っている申請承認の流れをウェブ上で完結できます。

「承認ルート」のタブで、承認者を設定します。コーポレートプランとエンタープライズプランになると「分岐ルール」が利用できます。承認ルートと分岐ルールを組み合わせたものを「ワークフロー」と呼びます。

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■設定上の注意
デフォルト承認ルートの「ステップ完了条件」を編集する際、「承認者を指定」 > 「メンバー指定」を活用すると便利です。

管理者がクラウド経費にメンバー追加(前項③)する際に、そのメンバーの部門などを入力する手間が省けます。

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⑤ワークフロー割当を設定しよう

クラウド経費の「メンバー管理」 > 「ワークフロー割当」から、前項④で設定したワークフロー(承認ルート)を各メンバーに割り当てられます。

■設定上の注意
一人で利用されていて、承認のステップが不要な場合は「編集」ボタンより「自動承認:する」設定に変更しましょう。

以上が、クラウド経費を使い始める際に、最低限チェックしていただきたいポイントです。使い方ガイドやカスタマーサポートチャットをご活用いただきながら、適宜設定を見直していただけると幸いです。

おわりに

マネーフォワード社員も、マネーフォワード クラウド経費を日々利用しています。

・新幹線の領収書の自動取得
・ETC利用証明書の自動取得
・Slack・Chatwork通知

などオススメの機能がまだまだたくさんあります。ぜひお試しいただけると嬉しいです。

#クラウドTips、次回もお楽しみに!




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マネーフォワードでカスタマーサクセスを2年⇒グループ会社のナレッジラボで業務改善のコンサルタントやってます👨‍🏫🖥 👍 経歴・・・銀行員▶️美容系の会社で経営企画▶️会計事務所勤務▶️マネーフォワードにジョイン。趣味は日本酒とヨガ。

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