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チームで予算管理PDCAを回す3つのコツ

はじめまして。ナレッジラボの門出と申します。

2月18日にマネーフォワード クラウド会計と、僕たちナレッジラボが開発している予算管理クラウドManageboardのAPI連携の機能がリリースされました。

Manageboardは会計システムと連携して利用する予算管理システムです。今回のAPI連携を受け、よりシームレスにマネーフォワード クラウド会計と繋がることで、Manageboardで予算管理のPDCAを回していくスピードがますます上がっていくことを期待しています。

この記事では、Manageboardが解決しようとしている予算管理に関する課題と、その解決方法をお話させていただきたいと思います。Manageboardで解決したい課題が予算管理という単なる「管理」ではなく、経営目標の達成の為に必要な経営のナビゲーション機能だという点がお伝えできればと思っています。

日本中にノウハウを届けるため開発したManageboard💪

まずはじめに、Manageboard(マネージボード)の基本的な機能についてご説明します。

Manageboardは、各種会計システムと連動し、複数パターンをシミュレーションしながらの予算作成を実施いただける他、予算実績比較、財務数値分析のレポート出力などがご利用いただけます。
 
なぜ僕たちナレッジラボが予算管理システムを作ったかというと、当社が元々事業再生のコンサルティングがスタートの会社だという点がルーツになっています。

ナレッジラボのコンサルティングは、財務コンサルタントの職人芸で会社の経営数値を読み解きながら問題点を特定し、解決策を会社と一緒になって見つけて行きます。売上が10倍になるようなアドバイスはできませんが、「正しい数字を見て正しい意思決定を行う」ことで、事業再生フェーズになっていた会社が復活していく様子を、ナレッジラボではたくさん見てきました

ただ、財務コンサルタントの職人芸では関与できる会社数にも限りがあるので、もっと広く世の中の会社の役に立つためにはどうすれば良いかと考えた末、「コンサルティングにテクノロジーを掛け合わせることで、日本中の多くの会社にナレッジラボのノウハウが届けられるのではないか」ということでスタートしたのがManageboardの開発でした。

詳しいストーリーはWantedlyブログにも綴られておりますので、ぜひご覧ください!

予算を管理しよう!📈

Manageboardを通じて予算管理の領域を深く追求するうちに僕たちナレッジラボが気付いたことがあります。それは「予算管理」というのは、会社によってイメージする領域や、求めることに差がある領域だということです。

・業績達成のための目標管理
・部署内のコスト管理
・予算と実績の差分の管理

など、会社によって捉え方も様々です。

ナレッジラボでは、予算管理を目標達成の為の経営のナビゲーション機能として捉えています。あくまでも「管理」は目的ではなく手段であって、大切なのは目標を達成するためのナビゲーション機能を果たすことだと考えているのです。

では、予算管理が経営のナビゲーション機能を果たすために、どんな課題を乗り越えて行かないといけないのでしょうか?

多くの会社では、数字に基づいた合理的な経営をしないとという課題感を持っておられます。当社が予算管理に関するお客様の悩みをお伺いしている中で見えてきた課題感は大きく3つに分類されます。

①社内のメンバーにとって、予算が自分ごとになっていない
②そもそも作成している予算の精度が低い
③予算実績比較の表を作ることが目的化して、管理作業に疲れ果てている


課題①:社内のメンバーにとって、予算が自分ごとになっていない🙄

予算をトップダウンで作成するのが良いのか、ボトムアップで作成するのが良いのかというのは、コンサルティング先のお客様からも度々聞かれる問いです。当社のお客様を見た限り、どちらも取り入れるハイブリッド型が上手く行く可能性が高いです。トップダウンだけでは自分ごとにならずにメンバーは動いてくれませんし、逆にボトムアップだけでも、会社として向かうべき目標へ向いた予算が作成出来るか疑問が生じます。

この方法が効果的であることは比較的多くの会社に同意いただけるのですが、問題はハイブリッドの予算作成をどのように実現するか、という点です。部署をまたいで同じExcelを何度もやりとりしているうちに、最新バージョンがわからなくなったり、フォーマットが壊れてしまい正確性が失われてしまうなんてこともよくありますよね。

■この課題をManageboardでどう解決するか
Manageboardは、ローカルファイルでのデータのやり取りが不要です。必要な部門の権限を付与してメンバー登録いただくことで、予算作成の各部門間でのやり取りをクラウド上で完結させることができます。

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(操作権限や閲覧可能部門を設定して、予算管理に参加するメンバーを招待)

会計の枠組みに沿って必要な項目を入力するだけなので、フォーマットが壊れたりすることもなく、Excelの場合に必要な集計作業も不要です。

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(会計の勘定科目の枠組みで予算作成するので、フォーマットが壊れたりしない)

課題②:そもそも作成している予算の精度が低い🙅

予算達成の最大の阻害要因は「放置」です。予算実績分析は鮮度が高いうちに行い、次のアクションを打っていくことが予算管理のPDCAにおいて重要なポイントです。しかし予算の精度が低いと、いくら分析を行っても、ノイズの多い結果しか得られません。

ノイズが多いと、分析を行っても得られる効果が薄くなってしまい、効果が得られないので業務として後回しになり、分析の鮮度が落ちてますます効果が得られなくなる……という悪循環に陥ってしまいます。

予算の精度が上がらない要因は様々あるのですが、主に以下が当てはまります。

・目標とする売上高を設定し、それに紐づくコストを検討して予算作成するケースが多いが、変動費/固定費の分類がされていないので、目標とする売上高に対してコスト面の予算が実態とかけ離れてしまう
・月次予算作成時に季節性を無視して予算化した結果、季節変動に伴う差異が多額に生じてしまう
・勘定科目毎に予算を立てるが、科目の内訳を詳細に検討できていないために、予算設定の積み上げの根拠が弱い

■この課題をManageboardでどう解決するか
Manageboardは、コストの予算設定で変動費/固定費の設定が可能です。売上高の増減に合わせて変動費は一定割合で自動計算されますので、目標とする売上高に対して現実的に必要なコストを簡単に設定することができます。

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(費用科目は、変動費と固定費の設定が出来るので、利益計算も楽々)

また、ワンクリックで前期の季節性を加味した予算設定が可能です。進行期見込額に目標とする予算数値を入力し、ワンクリックシミュレーションボタンを押すだけで、前期の各月の実績数値の趨勢を加味した予算数値が計算されます。

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(季節性を考慮した月次予算の設定もワンクリックで完了)

固定費科目に対して詳細予算の設定をすることも可能です。科目の合計としての予算ではなく、内訳まで検討した積み上げの予算を作成いただくことで、明確な根拠に基づく予算の設定が可能です。

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(勘定科目の内訳を細かく積み上げて予算作成を実施することも可能)

課題③:予算実績比較の表を作ることが目的化して、管理作業に疲れ果てている🤯

予算実績比較の表の作成ですが、Excelファイルで部門毎に予算と実績のシートを作成し、これを部門毎の比較表と全社で集計する作業は、実際にやり出すとなかなか時間のかかる作業です。

本来であれば予算実績比較の表を作成した後に、アクションや予算の修正の要否を検討することが予算管理のPDCAでは重要なのですが、予算実績比較の表を作成するのがあまりに大変で、表を作るまでがゴールになってしまい、その後の検討に時間を使えていないケースがあります。

■この課題をManageboardでどう解決するか
Manageboardなら、予算実績比較の表作成はもちろんシステムにお任せいただけます。これなら、勘定科目が増減しても気にせず、実績数値をインポートするだけで予算実績比較が実施できます。表作成に要した作業時間は大幅に削減されます。

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(部門別予算実績比較表の作成も、Manageboardでサクサク)

さらに、確定した実績+着地予測を実績月の切り替え一つで算出することができます。決算の着地予測を見ながら、予算数値を複数シミュレーションいただことで、経営目標達成の可能性を高めることができます。

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(予算と実績の比較だけではなく、実績確定月を考慮して着地見込額も常に把握)

部門別の集計に階層を設定することも可能です。例えば、部門をエリア別に集計して比較を行ったり、事業セグメント別に比較を行ったりすることができます。

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(部門情報をグループ化して、色々な切り口から業績を分析)

まとめ

今回は、Manageboardが解決しようとしている予算管理に関する課題と、その解決方法についてお話させて頂きました。

マネーフォワード クラウド会計とAPI連携が実現したことによって、よりシームレスに予算実績管理を実施することが可能になりました。これによって、予算管理のPDCAを回すサイクルがますます加速して行きます!💪💪

「管理」が目的の予算管理から、目標達成のナビゲーション機能としての予算管理へを目指しましょう。ぜひManageboardを使って予算管理の課題を解決して下さい。


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株式会社ナレッジラボ / 執行役員 / 公認会計士 八幡商業高校(野球少年)➝滋賀大学(会計士を目指す)➝PwC京都監査法人(2009/12~) ➝ ㈱ナレッジラボ(2018/12~)  コンサルティング×財務×テクノロジーで中小企業の経営インフラを提供する会社

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