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マネフォ経理部が「クラウド会計Plus」を使ってみた感想&移行プロセス公開

はじめまして、マネーフォワードで経理を担当している東嶋です。当社は先日、上場企業やIPOを目指している企業向けの会計ソフト「マネーフォワード クラウド会計Plus(以下、会計Plus)」をリリースしました🎊

マネーフォワード クラウド会計をご利用中の上場企業・IPO準備企業のみなさま、お待たせしました🙇‍♀️実は私たちマネフォ経理部もリリースを心待ちにしていました(笑)!

これまで当社はマネーフォワード クラウド会計(以下、クラウド会計)を利用してきましたが、今回のリリースを機に、内部統制機能を搭載した会計Plusに移行し、第1号ユーザーになりました。

この記事では、マネフォ経理部が会計Plusを使ってみた所感、移行にかかった作業、移行時にやっておくといい“ひと手間”についてお伝えします。

マネフォ経理部が「会計Plus」第1号ユーザーに

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■「マネーフォワード クラウド会計Plus」とは
上場企業・IPO準備企業をはじめ、監査対応が必要な企業向けに開発したのが「マネーフォワード クラウド会計Plus」です。マネーフォワード クラウド会計の機能に加え、内部統制に対応する機能を搭載しているのが特徴です。

例えば「仕訳の承認機能」。仕訳を入力しても、チェック担当者が承認しないと帳簿に反映されない仕組みになっています。正確性・信頼性を担保することで、内部統制に対応できます。特にこの機能をお待ちいただいていたユーザー様は多いと思います。

■従来のクラウド会計→会計Plusに移行
当社はこれまで従来のマネーフォワード クラウド会計を利用していました。上場企業である当社も内部統制に対応する機能が必要なので、従来のクラウド会計に備わっている機能を駆使して仕訳承認フローなどを補っていました。

会計Plusのリリースに伴い、当社も会計ソフトを入れ替えることに。めでたく自社がユーザー第1号になりました🙌🎉

1.会計Plusへのデータ移行作業

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会計Plusへのソフト入れ替えに伴い、当社が行ったデータ移行作業についてご紹介します。

■データ移行に要した日数
データが準備できていれば、移行作業自体は残高確認まで含めて3時間ほどで完了します。

当社は会計ソフトを入れ替える機会に、「せっかくの機会だから勘定科目を整理しよう!」ということになりました。なんと当社の科目の数は1万4000にも膨れ上がっていたんです。移行作業と同時に勘定科目大掃除PJ🧹💨を行い、このPJを含めて3日ほど作業しました。

■データ移行の作業プロセス
①準備・タスク洗い出し・データの整理

・経営企画とともに勘定科目大掃除PJを発足
・タスクの洗い出し
・作業プロセスをGoogleスプレッドシートで管理

 監査対応を意識し、作業工程ごとにシートを分けて全工程を可視化
・「経理が使う科目」と「経営企画が分析に使う科目」を統一する準備
 名称が微妙に異なる科目が約250あった・・・😮
 約250の科目をリストアップし、科目の新旧マッピング表を作成
・クラウド会計に登録済みの自動仕訳ルールを整理
 上記マッピング表をもとに会計Plusへ移行するもの・しないものを仕分け
・今後の監査対応として、会計データを正しく移行したことを証明するための準備
 J-SOXに対応するため、移行の手順などを資料にまとめるなど

③移行データの作成

・直近の推移表をベースに、現在も利用中の科目のみ移行
 直近の推移表を参考にすると、今も使われている科目がわかる💡
・最終的な仕訳取込データを作成

④移行後の調整

・金融口座データの再連携
・自動仕訳ルールや仕訳辞書の登録
・残高一致の確認

 移行前後の試算表をDLして突合する

■データ移行作業の感想
マネーフォワード クラウド会計のデータをそのまま会計Plusに移行する場合は、移行前のデータをインポートするだけなのでとても簡単です💻

当社は、データ移行に加えて勘定科目の整理をして、科目が1万4000→900まで減りました🙌✨(笑)。科目が増えすぎて挙動が重い・・・という場合は、科目の大掃除をオススメします!

2.実際に会計Plusを使ってみて

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■実施した業務

・日次業務
・月次決算+四半期決算

■会計Plusを使ってみた感想

・クラウド会計同様、メニューが直感的でわかりやすい
・「仕訳の承認機能」の搭載により、仕訳承認フローが簡潔になった

 クラウド会計では、タグを活用して承認の履歴としていた
・仕訳にコメントができるようになって便利
 メモは承認後に変更できないが、コメントは承認後でも自由に編集可能📝元帳などに表示されてほしくはないけど記載したいことがあるときに使える!
・オーナー以外もデータ連携設定ができるため事業所の作成・変更がラク
 業務ごとに権限を設定できる
・仕訳一覧画面で、金融機関の支店を直接選択できるのが便利
 クラウド会計では仕訳を開いてから支店を選択していた
・仕訳登録のサブメニューにインポートがありわかりやすい
 クラウド会計では、インポートするのに仕訳帳を経由する必要があった

■会計Plusの導入効果

起票者は「勘定科目の追加」「仕訳削除」などができないため統制が効く
 微妙に名称が異なる科目を勝手に作れないため、連結決算でも役立つ
(グループ会社だと、名称の違う科目を使っているケースがよくある🔥)
・コメント欄の活用で、承認者による承認業務がスムーズに
 「仕訳の承認機能」により承認業務自体がラクになったことに加え、当社では証憑へのリンクを添付する運用を開始しさらにスムーズになった

3.会計Plus移行時にやるといいこと4つ

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①勘定科目を整理しよう
もう使われていない勘定科目や部門などがたくさん登録されている場合は、移行を機に整理することをオススメします。当社の場合、科目を約1万4000弱→900ほどに大幅削減したことで処理速度がグンと向上しました🚅

また、マネーフォワード クラウド経費の支払依頼機能を使うようになったことで、取引先の補助科目を大幅に削減できました。せっかく会計Plusに移行しても、不要な科目のせいで操作性を下げてしまうのはもったいないです。

【ポイント💡】会計Plusでは承認済仕訳の削除ができない、勘定科目の追加・変更も権限のある人じゃないと設定できません。勘定科目の整理は会計Plusへの移行前にやっておくことをオススメします。

②移行作業の工程は記録しよう
データを整理(編集加工)して会計Plusへ移行する場合は、必ず作業記録が残るようにしましょう。新旧データを取り、移行後は必ず数字を突合します。

当社では、Googleスプレッドシートを使用して作業記録を管理しています。変更履歴が残るため、誰が何を編集したのかあとから確認ができます。

③あらかじめ部門の階層設定をしておこう
部門を階層(親部門・子部門)に設定して会計ソフトを利用していた場合、データ移行前にあらかじめ会計Plusに部門を2階層で作成しておくとよいと思います。その後、仕訳を移行すると安心です。

④データ移行日に注意しよう
口座連携による明細データ取得は、クラウド会計で仕訳登録していたものも再度会計Plusに取得されてしまいます。重複を避けるためにデータ移行日に注意しましょう。

おわりに

会計ソフトの切り替えは、経理に携わる方にとっては非常にストレスかと思います。でも、会計Plusは移行もスムーズで、マネーフォワード クラウド会計を使ったことがある方ならほぼマニュアルなしでも操作できるのではないかと思います。

会計Plusの詳細やお問い合わせは、サービスサイトをご覧ください。


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